Ablagecheck: Unterlagen aus 2003 bzw. 2007 können vernichtet werden
Aufbewahrungspflichten
Gewerbetreibende Unternehmer, sonstige bilanzierungspflichtige, selbstständig Tätige mit Gewinnermittlung durch Überschussrechnung und alle sonstigen Steuerpflichtigen, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr erzielen, unterliegen bestimmten steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Aufbewahrungspflichten gelten u. a. für Bücher, Bilanzen und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte oder für die Geschäftskorrespondenz.
Aufbewahrungsfristen, Beginn
Für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 € betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist bzw. der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung) oder in dem die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wurde.
Ende der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2013
Am 31.12.2013 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2003 vernichtet werden, sofern in den Dokumenten 2003 der letzte Eintrag erfolgt ist. Am 31.12.2013 können des weiteren Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 empfangen oder abgesandt wurden, sowie die anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus dem Jahre 2007 und früher vernichtet werden. Für die Steuererklärungen relevante Unterlagen können aus dem Jahr 2002 vernichtet werden, sofern die Steuererklärung 2002 in 2003 abgegeben worden ist.
Aufbewahrungspflicht über den 31.12.2013 hinaus
Am 31.12.2013 dürfen solche aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden, die für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, etwa weil die steuerliche Festsetzungsfrist infolge eines eingetretenen Ablaufhemmungstatbestandes noch nicht abgelaufen ist.
Stand: 29. November 2013
